1. Загальні положення
1.1 Ці правила нотаріального діловодства (далі-Правила) встановлюють єдиний порядок документування нотаріальної діяльності та архіву і визначають порядок організації роботи нотаріусів з документами.
1.2 З метою застосування цих Правил використовуються наступні основні терміни і їх визначення:
– вхідні документи – документи, що надійшли в державну
нотаріальну контору, державний нотаріальний архів ( далі- контора, архів), приватному нотаріусу і прийняті ними для розгляду;
– вихідні документи – документи, що створені в процесі нотаріальної діяльності працівниками контори ( архіву), приватним нотаріусом, як ініціативні, так і документи-відповіді, призначені для направлення (видачі) іншим фізичним і юридичним особам;
– нотаріальні документи – вчинені нотаріальні дії, що утворюються в результаті нотаріальної діяльності контори ( архіву), нотаріуса, а також вчинені уповноваженими посадовими особами органів місцевого самоврядування та посадовими особами, перерахованими у статті 40 Закону України « Про нотаріат»;
-організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань (статут, положення, інструкція, правила, накази, розпорядження, вказівки та ін.);
-довідково-інформаційні (акти, доповідні, пояснювальні записки, листи та ін.);
-оперативне зберігання документів – зберігання документів у конторі (архіві), приватного нотаріуса з моменту створення контори (архіву), реєстрації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса і до передачі у державний нотаріальний архів.
2.Діловодство контори (архіву), приватного нотаріуса складається із загального діловодства і нотаріального діловодства.
2.1 Нотаріальне діловодство включає:
– підготовку, оформлення, реєстрацію, облік, видачу, зберігання і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких
вчинені нотаріальні дії;
– ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, книг, журналів реєстрації (обліку), в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;
– оформлення, реєстрацію і облік документів по витребовуванню і наданню конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;
-оформлення, реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою (архівом), приватним нотаріусом відомостей про вчинені нотаріальні дії, відомостей у податкові органи про посвідчення договорів відчуження, видачу свідоцтв про право на спадщину, тощо;
-прийняття, підготовку, облік, оформлення, розмноження (тиражування), перевірку, виконання, зберігання і використання організаційно–розпорядчих документів та документів з адміністративно-господарських питань, що утворюються в результаті діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса;
-порядок і терміни розгляду звернень громадян;
-складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги;
-оперативне зберігання документів у конторі( архіві), приватного нотаріуса, їх підготовку до передачі у відомчий нотаріальний архів;
2.2 Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» (далі-Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулють порядок ведення діловодства.
Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.
2.3 Загальне діловодство в конторі (архіві), приватним нотаріусом та ведеться окремо від нотаріального діловодства з дотриманням Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 №1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 ( зі змінами).
2.4 Міністерство юстиції України (далі-Міністерство юстиції), Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі- управління юстиції) здійснюють перевірку виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом правил ведення нотаріального діловодства відповідно до чинного законодавства.
3.Відповідальність за ведення нотаріального діловодства
3.1 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства у конторі (архіві) покладається на завідувача.
3.1.1 Завідувач контори (архіву) призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства в конторі (архіві), про що видається відповідний наказ.
3.1.2 В односкладовій конторі відповідальність за ведення нотаріального діловодства покладається на державного нотаріуса.
3.1.3 Відповідальність за ведення нотаріального діловодства щодо нотаріальних документів, а також за ведення реєстрів, книг обліку, в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, конторі (архіві) несуть їх працівники (завідувач, заступник завідувача, державний нотаріус), які вчиняють нотаріальні дії.
3.2 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності покладається на самого нотаріуса.
3.2.1 Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка працює у нього за трудовим договором.
4. Порядок приймання – передавання документів діловодства під час зміни завідувача контори, приватного нотаріуса, працівника, що здійснював ведення діловодства
4.1 При звільненні або переході на іншу роботу особи, відповідальної за ведення діловодства у конторі, документи діловодства передаються особі, на яку за наказом завідувача покладається ведення діловодства.
4.1.1 Для приймання-передавання документів діловодства контори, наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3-х осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання.
4.1.2 Акт підписується членами комісії, особою, яка здає і приймає документи діловодства і затверджується завідувачем контори .
4.1.3 При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання–передавання документів діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб, у тому числі представника державного нотаріального архіву.
4.1.4 Під час приймання – передавання документів діловодства перевіряється наявність і стан :
-справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10років), тимчасового ( до 10 років включно) зберігання, з особового складу;
-облікових документів та довідкового апарату до справ ( нарядів) (передумови, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);
-печаток і штампів, якими користується контора;
– матеріально-технічного обладнання та інвентаря ;
-умов зберігання документів.
4.1.5 Перевіряється кількість документів діловодства, що знаходяться у поточному діловодстві та кількість документів діловодства, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів діловодства, що внесені до Національного архівного фонду, державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них та приміщень, обладнання, інвентаря контори, про що зазначається окремим розділом у Акті приймання-передавання.
4.1.6 Акт приймання-передавання документів діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства та затверджується начальником управління юстиції (додаток № 37).
4.1.7 У випадку виявлення нестачі документів діловодства, обладнання та інвентарю комісія негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо пошуку документів діловодства та майна контори.
4.1.8 Працівники контори несуть персональну відповідальність за зберігання документів діловодства, що знаходяться у них у користуванні та виконання ними вимог цих Правил.
4.1.9 Про втрату працівником контори (архіву) документів діловодства негайно доповідається завідувачу контори (архіву), який повідомляє управління юстиції для вжиття необхідних заходів.
4.1.10 Якщо контора ліквідується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі.
Передавання документів контори, що ліквідується, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.
4.2 Документи діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.
4.2.1 Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
4.2.2 Приватний нотаріус несе персональну відповідальність за виконання вимог цих Правил, зберігання документів діловодства, що знаходяться у нього у володінні і користуванні.
4.2.3 У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній негайно доповідає начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.
4.2.4 У разі заміщення приватного нотаріуса, користування його документами та архівом здійснюється у порядку та у межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.
4.2.5 Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщають на підставі акту приймання-передавання нотаріусу, який заміщає та підписується ними.
4.2.6 Акт приймання-передавання повинен містити такі відомості:
-наказ про реєстрацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;
-наказ про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;
-крайні дати діяльності нотаріуса, якого заміщують;
-кількість справ у архівному фонді нотаріуса та крайні дати документів у цьому фонді;
-зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;
-кількість справ нотаріальних документів, переданих нотаріусом, якого заміщують до відповідної архівної установи;
-кількість справ нотаріальних документів в нотаріальному діловодстві, переданих в зв’язку із заміщенням;
-стан збереження документів архівного фонду нотаріуса.
4.2.7 У разі припинення нотаріальної діяльності, документи діловодства та архіву приватний нотаріус зобов’язаний передати протягом одного місяця з дня одержання копії наказу, до відповідного державного нотаріального архіву.
4.2.8 Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений наказом управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.
4.2.9. У випадку, коли за станом здоров’я або з інших причин, а також у зв’язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акту про вилучення справ провадить постійно діюча експертна комісія, що утворюється управлінням юстиції у складі не менше 3-х осіб.
Завідуючий державного нотаріального архіву не може бути включеним до складу цієї комісії ( додаток)
5. Складання і оформлення документів.
5.1. Складання і оформлення документів в залежності від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи про надання правовової допомоги, тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.
У випадку, якщо цими Правилами не передбачено інше, оформлення реквізитів документів здійснюється у відповідності з вимогами, встановленими Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 зі змінами.
5.1.1 Для складання документів використовується папір А4(210х297) та А5 (148х210).
Складання документів на папері довільного формату не допускається.
5.1.2 Службові документи оформлюються на бланках контори (архіву), нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.
Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
5.1.3 Видані завідувачем контори (архіву), нотаріусом в межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4 і повинні відповідати вимогам, встановленим цим розділом.
5.1.4 Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.
Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.
5.1.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на питання “Про що документ.”
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
5.2. Текст документа виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки, шрифтом Times New Roman, розміром 12-14 і повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень.
5.2.1 Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.
Найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист зазначаються в називному відмінку, наприклад:
“Міністерство юстиції України
Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань.”
5.2.2 При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:
“Начальнику Головного управління юстиції у місті Києві
ініціали та прізвище”
5.2.3 Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.
5.2.4 При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:
“252101,
м.Київ,
вул. Раскової, буд.18, кв.14
С. І. Коваленку”
5.3 Датою документа є дата його підписання або затвердження.
5.3.1 Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками.
Наприклад 15 листопада 2008 слід писати 15.11.2008.
Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.
5.3.2 У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: «24 вересня 2008року».
5.3.3 Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене – на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:
“Приватний нотаріус Київського
міського нотаріального округу
(підпис) В. П. Кривенко”
“Завідуючий нотаріальною конторою
(підпис) З. П. Крилова”.
5.3.4 При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:
”
| Голова комісії | (підпис) С. К. Лебедєва |
| Члени комісії | (підпис) Г. Х. Павлюк (підпис) Н. Л. Блінова”. |
5.3.5 Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: “Додаток: на 5 арк. у 2 прим.”.
5.3.6 Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників
Наприклад, “Додаток: оригінал свідоцтва про право власності на 1 арк. у 1 прим.”
5.4 При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.
5.5 На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова “До справи” і індекс справи (за номенклатурою), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.
5.6 На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і індексу справи (за номенклатурою), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.
5.7 Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток).
5.8. Складання і оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.
5.8.1 Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії конторою (архівом), приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою.
5.8.2 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій, реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами та інші книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою ведуться у відповідності до форм, що затверджуються Міністерством юстиції.
5.8.3 Вчинені нотаріальні дії реєструються у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, які ведуться та заповнюються відповідно до встановленого Міністерством юстиції порядку.
5.8.4 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошиті, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженою ним посадовою особою. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.
5.8.5 Реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами, передбачені типовою номенклатурою книги та журнали повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумерована та засвідчена підписом завідувача конторою, приватного нотаріуса і скріплена печаткою контори або приватного нотаріуса.
5.8.6 Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишенням вільних місць між записами. Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Дописки і виправлення, зроблені у реєстрах, книгах чи журналах повинні бути застережені нотаріусом, скріплені підписом, а в необхідних випадках, печаткою.
5.9 Оформлення документа включає його підписання.
Свій підпис на документах нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.9.1 Печатка проставляється на вчинюваних нотаріальних діях, передбачених чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів, про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів( державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитку печатки є обов’язковим.
5.9.2 Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій(фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів повинні бути позначені хоча б один раз словами.
5.9.3 Прізвище, імена, по-батькові фізичних осіб, їх місце проживання, ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами- із заначенням дати їх народження.
5.9.4 При нотаріальному оформленні документа за участю іноземних громадян зазначається також їх громадянство.
5.9.5 Назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців вказується без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження.
5.9.6 На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.
Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.
При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
5.9.7 Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії ( наприклад копії документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.
5.9.8. Якщо документ, що підлягає нотаріальному оформленню, викладений неправильно, чи неграмотно, чи складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулась за оформленням такого документа, виправити його або скласти новий.
5.10 При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси відповідно до затверджених Міністерством юстиції форм застосовують посвідчувальні написи і видають свідоцтва, що підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.
5.10.1 Текст посвідчувального напису повинен починатися на документі та бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця- прокреслені, дописки та інші виправлення- застережені.
Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.
5.10.2 Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом повинні бути прошиті міцною ниткою білого абр червоного кольору, аркуші пронумеровані, завірені підписом нотаріуса і скріплені його печаткою.
5.10.3 Для викладення посвідчувального напису чи його продовження прикріплення або підклейка аркуша не допускається.
5.10.4 Для проставляння посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.
При оформленні нотаріальних документів можуть також застосовуватися мастичні штампи з словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно» ,тощо.
5. 10.5 При оформленні нотаріальних документів, призначених для дії за кордоном використання мастичних штампів не допускається.
5.10.6 Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги здійснюються у відповідності до вимог діючого законодавства.
5.10.7 Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності..
Кількість прошитих аркушів засвідчується підписом особи, яка видала документ або вчинила нотаріальну дію із зазначенням посади і скріплюється печаткою.
На прошитому документі вчиняється напис: «Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____аркушів.
5.10.8 Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової( уповноваженої на те) особи і печаткою установи, організації, підприємства чи особи, яка видала документ.
При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
5.10.9 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи
5.10.10 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем
5.10.11 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.
5.10.12 Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової(уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.
5.10.13 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.
5.10.14. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.
5.11 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, приватного нотаріуса підписуються завідувачем, а у разі його відсутності- заступником завідувача., нотаріусом, із зазначенням посади, прізвища, імені та по- батькові.
5.12 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, імені та по -батькові.
6. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.
6.1 Реєстрація документів (кореспонденції) – фіксація факту створення або надходження до контори (архіву), нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставления на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.
6.1.1 Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори (архіву), нотаріуса.
Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно переліку (додаток).
6.1.2 Вхідні документи, що надійшли на адресу контори (архіву), нотаріуса приймаються особою, відповідальною за діловодство і проходять реєстрацію в день надходження.
Внутрішні та вихідні документи реєструються в день їх підписання.
6.1.3 При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» та перевіряється наявність документів і додатків до них.
6.1.4 Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений та ін.), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.
6.1.5 У випадку пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання, або відсутності у конверті документа, або додатків до нього, складається акт у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у конторі (архіві), нотаріуса(додаток).
6.1.6 Всі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.
6.2 Реєстрація документів здійснюється в :
журналі реєстрації вхідних документів (додаток );
журналі реєстрації вихідних документів (додаток);
журналі реєстрації наказів (додаток).
6.3 Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту та інші, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів.
Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими чинним законодавством.
6.4 На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток).
У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.
6.5 На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.
6.6 Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток).
6.7 На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова “До справи” і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.
7. Контроль виконання документів.
7.1 Завідувач конторою(архіву), приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, та зобов’язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.
7.2 Для документів, що перебувають на контролі номенклатурою передбачається спеціальна контрольна папка.
При розгляді документів, звернень тощо завідувач конторою (архівом), приватний нотаріус зобов’язані дотримуватись встановлених чинним законодавством строків.
8. Складання номенклатури. Формування справ (нарядів).
8.1 Номенклатура справ контори (архіву), приватного нотаріуса (далі – номенклатура справ) – це систематизований перелік найменування справ, що утворюються в процесі діяльності контори (архіву), приватного нотаріуса, з зазначенням термінів їх зберігання, складений по формі згідно .
Номенклатура призначена для групування документів у справи, їх систематизації та обліку, індексації справ та визначення термінів їх зберігання.
Номенклатура справ складається щорічно, строком дії на один діловодний рік та вводиться в дію з 1 січня.
8.2 Номенклатура справ складається на підставі Типової номенклатури справ, затвердженої Міністерством юстиції України за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
8.2.1 Типова номенклатура встановлює примірний склад документів, що створюється в процесі діяльності контор та приватних нотаріусів. Вона має рекомендаційний характер і є основним посібником при складанні індивідуальної номенклатури справ кожної контори чи приватного нотаріуса.
8.2.2 Типова номенклатура затверджується завідувачем контори (архіву), приватним нотаріусом та відповідною державною архівною установою один раз на п’ять років.
8.2.3 Індивідуальна номенклатура справ – є обов’язковим документом нотаріального діловодства, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів до знищення.
8.3 При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі наступне:
8.3.1 З типової номенклатури справ в індивідуальну переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності контори чи приватного нотаріуса.
8.3.2 В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. В індивідуальну номенклатуру можуть бути також включені справи, не передбачені типовою номенклатурою. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.
8.4 Індивідуальна номенклатура затверджується завідувачем контори (архіву), приватним нотаріусом і погоджується з відповідною державною архівною установою щорічно. . Один з примірників номенклатури зберігається у відповідному нотаріальному архіві.
По закінченню року в кінці номенклатури складається підсумковий запис про категорії та кількость заведених справ ..
8.5 Примірник номенклатури справ є документом постійного терміну зберігання.
8.6 Формування справ приватногонотаріуса здійснює нотаріус, в конторі (архіві) – особа, відповідальна за ведення діловодства.
8.7 Формування справ-це групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори (архіву), нотаріуса.
Установлюється такий порядок формування документів у справи:
– у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинного законодавства;
– до справ включаються документи лише одного діловодного року;
– не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;
– не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;
– групувати у справи окремо документи постійного і тривалого строків зберігання;
Під час формування справ перевіряється вірність оформлення документа, наявність документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна дія, підписів, дати, в необхідних випадках – печатки та ін. При виявленні недоліків в оформленні, документи повертаються виконавцю на доопрацювання.
У разі відсутності нотаріального документа чи іншого документа державним чи приватним нотаріусом складається відповідна довідка. Питання необхідності складання такої довідки вирішується керівником державного нотаріального архіву. Складена довідка підписується завідувачем державного нотаріального архіву та затверджується завідувачем контори або приватним нотаріусом. Після підписання архівна довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.
8.8 В справі документи систематизуються в хронологічному порядку з січня по грудень (по датам їх надходження, виконання, підписання, затвердження, посвідчення, видачі та ін.), причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документу-запиту.
8.9 Заяви спадкоємців про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, претензії кредиторів про пред’явлення вимоги по боргам спадкодавця, про вжиття заходів по охороні спадкового майна, по яких вжиті ці заходи формуються в спадкові справи і потім реєструються в книзі обліку спадкових справ ..
8.9.1 Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), яка має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним листом та прошивається.
8.9.2 Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номеру, під яким вона зареєстрована в книзі обліку та реєстрації спадкових справ та зазначаємого через дріб (дефіс) року, в якому вона заведена.
8.9.3 При формуванні спадкових справ, після їх закінчення, на обкладинці справи проставляється індекс, передбачений номенклатрою справ.
8.9.4 В спадкову справу в хронологічному порядку підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням справи.
Якщо справа не закінчена провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.
8.10 Інші нотаріальні документи (за вийнятком документів пов’язаних з оформленням спадкових справ), підшиваються в справи в наступному порядку: першим-примірник нотаріального документа, який залишається в справах контори (архіву),приватного нотаріуса, за ним – документи, на основі яких він вчинений (виданий, посвідчений).
8.11 Річні плани та звіти зберігаються в справах того року до якого вони відносяться по своєму змісту, незалежно від часу їх складання.
Протоколи у справах розташовуються в хронологічному порядку по номерам і групуються, як правило, разом із документами, на основі яких протокол готувався (порядок денний, доповіді, проекти рішень інші документи).
8.12 Докумети, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.
8.13 Справа з документами не повинна перевищувати 250-300 аркушів (30-40 мм товщиною). При більшому обсязі документів справу ділять на самостійні томи.
8.14 З метою закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються.
8.14.1 Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або графітним м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.
8.14.2 Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з першого номера.
8.14.3 Аркуш складений вдвоє і підшитий по згину, нумерується як два самостійних аркуші. Аркуш складений в кілька разів і підшитий за один край, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш.
8.14.4 Якщо при нумерації було допущено помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.
8.14.5 У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається перед документом. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чиним українським алфавітом. Відомості про дату приєднання (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі “Примітки”.
8.15 Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового ( до 10 років) зберігання, які віднесені до розділу першого номенклатури справ.
8.15.1 Внутрішній опис . складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, ім’я, по-батькові осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія, дати документів, їх заголовки, номери по реєстру та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи вказуються також кількість відсутніх документів та складених відповідних довідок.
8.15.2 До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується відповідальною за діловодство в конторі особою чи нотаріусом.
8.15.3 Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому).
8.15.4 Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та інш.) відображається в графі “Примітки” з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчих органів тощо).
8.16 З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис .. Доклеювання засвідчувального напису не допускається.
8.16.1 У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак “+” (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
8.16.2 У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів-кількість довідок, наявність літерних та пропущених номерів аркушів.
8.16.3 У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами)-назва документа, у графі 2-присвоєні номери сторінкам.
8.16.4 Засвідчувальний напис підписується відповідальною за діловодство особою контори (архіву) чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі.
8.16.5 У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
8.17 Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 -5 проколів, відстань від верхнього і нижнього країв документу не повинна бути більше 2 см.
8.17.1 Прошивка здійснються так, щоб зберіглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не виступали за край обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.
8.17.2 Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.
8.17.3 Підшивання справ повинно виконуватися періодично, Але не пізніше, ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві. Для погодження з відповідним державним нотаріальним архівом надаються описи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання, підсумковий запис номенклатури справ та передмова за кожен рік.
8.18 Обкладинки справ оформляються за встановленою формою .
8.18.1 Обкладинки справ з документами, які мають тривалі (10 і більше) строки зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною 2-3 мм.
8.18.2 Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
8.18.3 На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково:
– указується найменування нотаріальної контори, нотаріального округу, найменування справи, строк її зберігання;
– якщо справа складається з декількох томів, то на обкладинці вказується порядковий номер чергового тому;
– рік початку і закінчення справи вказується арабськими цифрами, число, місяць пишуться літерами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;
– проставляється номер справи за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;
– проставляються номер опису та номер архівного фонду, які нумеруються простим олівцем.
8.19 Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх у державний нотріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.
Зберігання документів, виготовлених із застосуванням обчмслювальної техніки, проводиться за загальними правилами.
8.20 Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.
8.20.1 У виняткових випадках, за вимогою суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з, цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.
На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.
9. Організація експертизи цінності документів.
9.1 Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в конторі чи у нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.
9.1.2 У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.
9.1.3 Організація роботи по експертизі цінності документів здійснюється постійно діючою комісією, що створюється в складі не менше трьох осіб відповідним головним управлінням юстиції.
При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними законодавством.
9.2 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання (у тому числі в складі Національного архівного фонду) або для знищення. 9.2.1 Експертиза цінності документів провадиться:
• під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіки правильності віднесення документів до справ;
• під час підготовки справ до наступного зберігання у державному нотаріальному архіві.
9.2.2 Експертиза цінності документів здійснюється щорічно відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом під методичним керівництвом державного нотаріального архіву.
9.2.3 Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ документів із зазначенням строків зберігання. Одночасно перевіряється якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
9.2.4 Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ.
9.2.5 У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідним державним чи приватним нотаріусом здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку начальник управління юстиції за поданням експертної комісії (далі – ЕК) обласного управління юстиції та державного нотаріального архіву затверджує акт про нестачу справ (документів) ., призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана начальником управління юстиції, передається до державного нотаріального архіву.
9.2.6 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Оформлення та складання описів справ здійснюються відповідно до вимог пунктів 7.3.-7.5. цієї Інструкції.
10. Складання описів справ.
10.1 Справи контор (архіву), привтного нотаріуса підлягають оформленню при їх заведенні та по закінченню року.
10.1.1 По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.
10.2 В залежності від стороків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ (нарядів).
Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.
10.3 На справи постійного і тривалого (понад 10 років) терміну зберігання складаються окремі описи.
Описи справ складаються за встановленою формою ..
10.4 Опис справ складається відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:
• описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;
• заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;
• графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи (понад 10 років) терміну зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком або за примірною номенклатурою справ”;
• графа опису “Примітка” використовується для позначок про передачу справ, знищення справ;
• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
• у разі внесення до опису справ підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;
• у кінці опису справ робиться підсумковий запис . із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.
10.4.1 Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
10.4.2 У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх не завершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____”, а графи 4, 5 опису не заповнюються.
10.4.3 Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається засвідчувальний напис ..
10.4.4 Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі (через 75 років) передаватимуться в державні архіви, складається у чотирьох примірниках, підписується відповідальною за діловодство особою контори чи приватним нотаріусом.
10.4.5 Описи справ постійного строку зберігання підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (ЕК), створеною при управлінні юстиції через два роки після закінчення справ у діловодстві.
Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.
Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.
10.4.6 Описи, схвалені ЕК обласного управління юстиції, передаються на схвалення експертно-перевірній комісії (далі – ЕПК) відповідного державного архіву.
10.4.7 Один з примірників опису, після схвалення ЕПК державного архіву, залишається у державному архіві, а другий передається для контролю в державний нотаріальний архів і зберігається як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису використовуються конторою чи приватним нотаріусом для поточного пошуку справ (документів) і після передавання справ надходять до державного нотаріального архіву.
10.4.8 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується із відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК обласного управління юстиції ..
10.5 Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.
10.5.1 Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються
10.5.2 Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання підлягають частковому оформленню. Справи допускається зберігати у швидкозшивачах, аркуші справ не нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не складаються.
10.6 Одночасно з підготовкою документів до зберігання провадиться відбір документів, що підлягають знищенню.
10.6.1 Відбір документів для знищення оформляється актом ..
10.6.2 Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про виділення цих документів до знищення . здійснюються після підготовки нотаріусом описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Підготовлені описи і акт про виділення документів до знищення розглядаються ЕК управління юстиції.
10.6.3 Схвалені ЕК акти затверджуються завідувачем контори (приватним нотаріусом) тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.
10.6.4 Справи включаються в акт про виділення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2003 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2007 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 1 січня 2009 року з урахуванням приміток, зазначених у типовій номенклатурі справ.
Акт про виділення до знищення документів складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
10.6.5 Акти про виділення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.
10.6.6 Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.
10.6.7 Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.
11. Передача справ до державного нотаріального архіву.
11.1 З моменту оформлення (посвідчення, видачі, складання) і до передачі в державний нотаріальний архів документи зберігаються в конторі або у приватного нотаріуса.
11.2 Завідувач контори, а також особа, відповідальна за ведення діловодства, архіваріус, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус несуть відповідальність за схоронність документів.
11.3 На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ контори чи приватного нотаріуса після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній конторі чи у нотаріуса. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
11.3.1 У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю чи закриття державної нотаріальної контори вказані нотаріальні документи передаються в архів до закінчення перебігу десятирічного строку їх зберігання у відповідній конторі чи приватного нотаріуса.
11.3.2 При заміщенні на певний строк приватного нотаріуса згідно з укладеною відповідною угодою всі обов’язки з передачі документів на зберігання в архів переходять до приватного нотаріуса, який здійснює таке заміщення.
11.3.3 У випадку, передбаченому статтею 30′ Закону України “Про нотаріат”, передача нотаріальних документів до нотаріального архіву проводиться постійно діючою комісією ЕК, створенною на підставі наказу управління юстиції.
11.4 Після експертної перевірки, та опрацювання документів і складння довідкового аппарату справ комісією, документи передаються до відповідного нотаріального архіву.
11.5 Підготовка справ для передавання до державного нотаріального архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх номенклатурі.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ нотаріуси зобов’язані їх усунути.
11.6 При підготовці документів для передачі їх на зберігання в архів державний чи приватний нотаріус спільно з членами ЕК управління юстиції або працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.
11.7 Відповідно до затверджених описів завідувач контори та приватний нотаріуси зобов’язані передати справи на зберігання до державного нотаріального архіву в установлені строки згідно з графіком, затвердженим керівником державного нотаріального архіву.
11.7.1 В кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
11.8 Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.
11.9 Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання ., що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається в справі фонду контори чи приватного нотаріуса.
11.10 У разі необхідності, яка може виникнути під час нотаріальної діяльності (перевірка встановлених помилок, надання свідчень в суді тощо) нотаріус має право ознайомитись з документами, які були ним передані до державного нотаріального архіву.
Відомості, про видані для ознайомлення документи, реєструються співробітником державного нотаріального архіву в Журналі обліку документів виданих для ознайомлення .
11.12 Нотаріусам, діяльність яких зупинена або призупинена, документи передані в державний нотаріальний архів, для ознайомлення не надаються.
<
12.Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву договорів відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документів, на підставі яких вони посвідчувалися
1 2.1 На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються згруповані в справи нотаріально посвідчені договори відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, відповідно до номенклатури справ контори чи нотаріуса. При цьому до справи включаються договори лише одного діловодного року.
12.2 У справи групуються лише оригінали нотаріально посвідчених договорів та оригінали документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.
12.3 При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого договору особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу тощо), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів.
12.4 На письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, здійснюється вилучення оригіналів нотаріально посвідчених договорів, а в разі необхідності і документів на підставі яких вони посвідчувалися. Про вилучення оригіналів документів складається акт у двох примірниках , перший з яких залишається в установі, що видала справи, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. З документів, що вилучаються, знімаються копії.
13. Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву спадкових справ та їх використання
13.1 До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, оправлені в наряди (томи), за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину.
13.2 Окремі спадкові справи формуються за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину в наряди (спеціальні архівні бокси) та не прошиваються між собою.
13.2.1 До нотаріального архіву спадкові справи передаються на підставі фондових описів, які складаються окремо від інших нотаріально посвідчених документів, по формі опису тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.
13.2.2 На нарядах (спеціальних архівних боксах) вказується індекс справи, назва справи, крайні дати (за певний період) та кількість спадкових справ. Ця величина постійна. У випадку додаткової видачі свідоцтва про право на спадщину змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи та внутрішній опис доповнюється додатковим записом.
13.3 При зверненні громадян до державної нотаріальної контори з питання видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу. Після видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину та внесення всіх необхідних відміток про таку видачу, спадкова справа повертається нотаріусом до архіву.
13.4 Спадкові справи видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.
13.5 Видача спадкових справ з архіву в тимчасове користування оформляється замовленнями і реєструється в книзі видачі спадкових справ конторам, приватним нотаріусам .
13.6 На місце виданої спадкової справи вміщується картка – замінник спадкової справи .
13.7 Передача витребуваної спадкової справи оформлюється актом про видачу справ у тимчасове користування .
Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву та нотаріусом, який витребовуває спадкову справу, і скріплюється печатками.
Після повернення справи у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.
13.8 Перед видачею справ з державного нотаріального архіву та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності відповідальних осіб, що передають та одержують справи.
13.9 Після доповнення спадкової справи, яка витребовувалася, новими документами відповідальний працівник державного нотаріального архіву перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи та наявність складених нових підсумкових записів до спадкової справи.